2021. szeptember. 16. csütörtök - Edit napja van
Banner
Banner
Banner
Az elektronikus számlázásról

Az elektronikus számlázásról

2015. július 10. 17:17

Július elején lépett hatályba a Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) rendelete az elektronikus számlák ellenőrzéséről. Adószakértőnk az új adatszolgáltatási szabályokkal és a digitális számlázással kapcsolatos kérdésekre válaszolt. 

Milyen számlatípusokat érint a szaktárca új rendelete?

Tulajdonképpen a 23/2014.  NGM-rendelet alapvetően rendezi az adóigazgatási azonosításra való alkalmasságot a számla és a nyugta tekintetében. A rendelet hatálya kiterjed mind a nyomtatvány felhasználásával kibocsátott számlára és nyugtára, mind a számlázó programmal előállított számlára és a számítógéppel előállított nyugtára. A pénztárgép és a taxaméter révén kinyert számláról és a nyugtáról csak részlegesen rendelkezik.

Elsősorban a számlázó program által, azaz számítógéppel előállított számlák és nyugták tekintetében fekteti le a követelményeit. Ilyen pl. hogy a számlázó program használata az adóalany által bejelentési kötelezettség alá esik, melynek keretein belül meg kell adni a használó nevét, azonosítóját a fejlesztőjének nevét és - ha van - adószámát, a beszerzés forrásának azaz a rendelkezésre bocsátónak nevét, adószámát, a használat megkezdését.

Alkalmazásból számított 30 napon belül kell az adóhatóságnak az erre a célra rendszeresített formanyomtatványon bejelenteni.

A nyomtatvánnyal kiállított számlák, nyugták a 23/2014. (VI. 30.) NGM-rendeletében szabályozott követelményeknek kell, hogy megfeleljenek. a felhasznált papír alapú nyomtatványt kizárólag nyomdai úton kellett, hogy előállítsák, az előállítás során a nyomtatvány készítőjének a sorszámtartományt az adóhivatallal egyeztetve az adóhivatal jóváhagyásával kellett kialakítania.

Fontos, hogy folyamatos sorszámtartományba illeszkedő kihagyás és ismétlésmentes papír alapú előállítást produkáljanak a nyomtatvány készítői.

Az adóhatóság a nyomtatvány fajtájának és előállítójának megjelölésével az engedélyezett, jóváhagyott sorszám tartományt közzé teszi a honlapján.

Milyen formátumnak kell megfelelnie az elektronikusan megőrzött számláknak az új szabály szerint?

A számlázó programmal előállított akár papírra kinyomtatott számla és nyugta kibocsátónál maradó példánya elektronikus adatállomány formájában is megőrizhető. A megőrzés, azaz a digitális archiválás feltétele, hogy betartsuk az ide vonatkozó szabályokat, mely a 114/2007. XII.29-es GKM rendelet 3.§-ában van leírva.

A digitális archiválás szabályai alapján egy fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum által fogunk megfelelni a meghatározott zárt rendszer feltételeinek.

Az elektromos archiválás jogszabályi megfelelősége elvárja azt a megőrzési kötelezettséget, hogy a megőrzés oly módon történjen, mely kizárja az utólagos módosítás lehetőségeit, véd a törléstől, megsemmisítéstől, sérüléstől és a jogosulatlan hozzáférés lehetőségétől.

Alapvetően a digitális archiválás a megőrzési kötelezettség elektronikus úton történő helytakarékos opcióját hordozza magába. Az elektronikus dokumentum fokozott biztonságú rendszerének kialakításához nélkülözhetetlen a program fejlesztőjének, előállítójának közreműködése, hiszen ő rendelkezik akkreditációval és elérési jogosultsággal. A megőrzésre kötelezett feladata biztosítani az őrzött dokumentumok értelmezhetőségét, olvashatóságát, a megőrzési kötelezettség időtartama alatt.

Hogyan kell eljuttatni a NAV-nak az elektronikus dokumentumokat?

Az elektronikus formában megőrzött számlák és nyugták adatállományait az adóalany köteles az adóhatóság részére külső adathordozóra történő archiválás révén kérésre átadni. Az adóalany XML formátumban megőrzött számla adatait a 23/2014-es NGM rendelet 2. és 3.-as mellékletében meghatározott adatszerkezetben, vagy PDF formátumban köteles az adóhivatal részére átadni.

A helyszíni ellenőrzés során a számla és nyugta olvashatóságát az adóhatóság részére biztosítani kell megfelelő technikai eszközök révén. Annak használatával az információ kinyerésével kapcsolatosan felvilágosítást kell nyújtani.

Mikor célszerű a digitális, és mikor a papír alapú számla?

A digitalizáció világában a digitális munkahelyek létrejöttével az a klasszikus mondás, miszerint „ami nincs papíron az nem létezik”, érvényét veszíti, illetve kiegészül azzal, hogy ami nincs papíron vagy digitálisan rögzítve, nem létezik, hiszen a papír helyét lassan átveszik a bit-ek.

Az elektronikus archiválásnak számos előnye van. Nem kell nyomtatót használni, ezzel nyomda költséget spórolunk, valamint a nyomtató üzemeltetésével kapcsolatos környezeti ártalmakat is redukáljuk. A papír alapú dokumentumok archiválása tér és helyigényes, valamint érzékeny a környezeti behatásokra, mint pl. nedvesség, vagy tűz. Míg az adathordozón tárolt információk sokszorosíthatók, lokalizációban nem kötöttek, és több biztonsági másolat lévén őrizhetőek.

Informatikai hiba miatt elvesztek a digitálisan őrzött számlák. Mi ilyenkor a teendő?

Először is arcunkat temessük a kezünkbe, mert valószínűleg nem készítettük elegendő biztonsági másolatot, és azokat nem tároltuk különféle helyeken. A sokkhatást követően gondolatainkat vegyék át a racionális döntések, melynek keretein belül értesítjük az adóhivatalt a bekövetkezett káreseményről és keresünk egy új informatikust, valamint olyan szolgáltatót aki képes sérült adatállományok felélesztésére. Amennyiben ez nem sikerül úgy ki vagyunk téve annak a kötelezettségnek, hogy az adóhivatal rekonstruáltatja velünk a cég dokumentációs adatait és partnerek bevonásával újbóli előállításra kötelez.

 

Dr. Tóth Márk, Ph.D, egyetemi docens, kamarai tag könyvvizsgáló,igazságügyi könyv-, adó- és járulékszakértő, országos vizsgaelnök.

Partneroldalak