2021. szeptember. 16. csütörtök - Edit napja van
Banner
Banner
Banner
Mindent a leltározásról

Mindent a leltározásról

2015. szeptember 25. 15:23

Milyen gyakran kell leltározniuk a gazdasági élet különböző szereplőinek? Hogyan kell könyvelni ezt, és mi történik ha például a papírok megsemmisülnek? Adószakértőnk a leltározással kapcsolatos olvasói kérdésekre válaszolt.

Milyen vállalkozásoknak kötelező rendszeresen leltározni?

A 2000. évi C törvény a számvitelről (továbbiakban számviteli törvény) előírásai szerint a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A leltározás célja a mérleg valódiságának biztosítása, a könyvelés, a nyilvántartások ellenőrzése, (a csökkent értékű készletek, a használaton kívüli eszközök feltárása), a vállalkozói tulajdon védelme és az anyagi felelősök elszámoltatása érdekében a bizonylati fegyelem megszilárdítása.

A leltárkészítési kötelezettség teljesítése keretében a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan kell elvégezni.

A fenti feladatok elvégzése érdekében a számviteli politika keretében el kell készíteni többek között az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát.

A leltározási és leltárkészítési kötelezettség egyrészt kiterjed a fentiek értelmében 2000. évi C. törvény a számvitelről hatálya alatt álló gazdálkodókra másrészt az 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról hatálya alá tartozó egyéni vállalkozókra is.

A számviteli törvény értelmében gazdálkodó: a vállalkozó, az államháztartás szervezetei, az egyéb szervezet, a Magyar Nemzeti Bank, továbbá az általuk, illetve a természetes személy által alapított egészségügyi, szociális és oktatási intézmény. Vállalkozó: minden olyan gazdálkodó, amely a saját nevében és kockázatára nyereség- és vagyonszerzés céljából üzletszerűen, ellenérték fejében termelő vagy szolgáltató tevékenységet (a továbbiakban: vállalkozási tevékenység) végez, ideértve a hitelintézetet, a pénzügyi vállalkozást, a befektetési vállalkozást és a biztosítót is, továbbá a nonprofit gazdasági társaság, az egyesülés, a szociális szövetkezet, az iskolaszövetkezet, az európai gazdasági egyesülés, az európai részvénytársaság, az európai szövetkezet, a vízitársulat, az erdőbirtokossági társulat, a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe, a kezelt vagyon.

A leltározás elvégezhető

  • év közben,
     
  • folyamatosan, vagy
     
  • XII. 31-i fordulónappal.

Mind a folyamatos, mind a fordulónapi leltározást a Leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani.

Évközi leltározás:

  • Átadási-átvételi leltárt kell felvenni a személyi változás bekövetkezésének napján, ha az eszközök, készletek kezeléséért felelős alkalmazottak személyében változás következik be.

Folyamatos leltározás:

  • A folyamatos leltározás lényege az, hogy minden eszközt vagy forrást nem a fordulónapon, hanem a Leltározási szabályzatban meghatározott időszakokban kell felleltározni.

Fordulónapi leltározás:

  • Fordulónapi (XII. 31-i) leltározás esetén a leltározást a vállalkozás egész területén vagy területileg különálló, elhatárolt egységeiben előre meghatározott napon kell elvégezni.

Leltározni évente minimum egyszer, a könyvek év végi zárásához, a beszámolóban szereplő adatok alátámasztására kötelező. A gazdálkodó saját belátása szerint dönthet úgy, hogy az üzleti éven belül többször pl. negyedévente, félévente stb. leltároz. A leltározás folyamatáról, időpontjáról, a leltározandó eszközcsoportokról, gyakoriságáról, leltározásban résztvevőkről, azok feladatairól stb.  a számviteli politika részeként említett Leltárkészítési és leltározási szabályzatában tehát rendelkeznie kell.

Hogyan könyveljük a leltár és a valós készletek közti eltérést?

A leltárkülönbözeteket (leltáreltéréseket) a készített többlet-hiány jegyzőkönyvek alapján kell elszámolni az analitikus és a főkönyvi könyvelésben. A könyv szerinti készleteket a tényleges készletnek megfelelően kell helyesbíteni.

Az anyag-, áruhiányok és többletek okait minden esetben fel kell tárni. A többleteknél nagy hangsúlyt kell helyezni annak eldöntésére, hogy ezek valóban többletnek minősíthetők, vagy nem “fellelt” készletek, hanem a vállalkozásnál bekövetkezett raktárkiadási vagy egyéb adminisztratív stb. hiányosságok miatt következtek be.

Ha a leltározás eredményeként a felvett leltárérték és a valós készletek között valós eltérés (hiány vagy többlet) jelentkezik, akkor azt a könyvekben rendezni kell. 

  • A rendkívüli bevételek között kell elszámolni, de halasztott bevételként időbelileg el kell határolni a többletként fellelt eszközök piaci értékét;
     
  • Az egyéb ráfordítások között kell kimutatni a hiányzó, illetve a tárgyévben megsemmisült, az állományból kivezetett vásárolt és saját termelésű készlet könyv szerinti értékét;

Milyen adminisztrációs kötelezettség fűződik a leltározáshoz?

A leltározást a gazdálkodó által készített leltárkészítési és leltározási szabályzata szerint szükséges elvégezni. A leltározási szabályzatban rögzíteni szükséges a leltározáshoz szükséges nyomtatványokat, eszközöket. A leltározáshoz szükséges Leltározási ütemtervet össze kell állítani, amely tartalmazza:

  • a leltározásra kerülő eszközök körét és leltározásuk módját,
     
  • a leltározási egységek kijelölését,
     
  • a leltározás előkészítésével, a leltár felvételével, értékelésével és ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint
     
  • a munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyeket.

A leltározási egységeket (irodák, raktárak, stb), illetve körzeteket úgy kell kialakítani, hogy azok fizikailag is elhatárolható területek legyenek. Meghatározásuk során gondolni kell a felvétel várható tételszámára, figyelemmel kell lenni a felvétel technikai nehézségeire (számlálás, mérlegelés stb.) is.

A leltározás zavartalan elvégzéséhez biztosítani kell a szükséges nyomtatványokat:

  • a leltárfelvételi jegy,
     
  • a leltárfelvételi ív,
     
  • a leltárfelvételi összesítő.

A nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával vagy golyóstollal kell kitölteni. A leltározásnál grafitceruza nem használható.

A sorszámmal ellátott bizonylatokról az átvétel elismerésének igazolását tartalmazó kimutatást kell vezetni. A beszerzett vagy a házilag sokszorosított leltározási nyomtatványokat a kezeléssel megbízott személy tartozik beszámoztatni és ezt követően nyilvántartásba venni. A leltárnyomtatványok szigorú számadásra kötelezettek.

A leltárbizonylatok formai helyességének követelményei:

  • valamennyi rovat hiánytalan kitöltése, vagy a kitöltésre nem kerülő rovatok megsemmisítő vonallal történő áthúzása
     
  • olvasható szövegírás; javítás, helyesbítés esetén a javítás tényét a javítás végzője köteles feltüntetni és aláírásával igazolni,
     
  • a bizonylat kitöltőjének, illetve az abban szereplő adatok felelőseinek, az ellenőrnek az aláírása

A leltározási bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei:

  • a bizonylat megnevezése és sorszáma,
     
  • a bizonylatot kiállító szervezeti egység megjelölése,
     
  • a leltározók, leltárellenőrök aláírása,
     
  • a bizonylat kiállításának időpontja,
     
  • a leltározott tétel megnevezése
     
  • (a tétel leírása, cikkszáma stb.)
     
  • A leltárfelvételi bizonylatokat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni

A leltározás elkészítésénél alapvető célkitűzésnek kell tekinteni a tulajdon védelmét és a mérlegvalódiság érvényesítését.

A leltározáshoz szükséges technikai eszközöket a gazdálkodónak biztosítania kell. Így az előkészítő munkák során gondoskodni kell arról, hogy a leltározás tényleges felvételi munkáinak megkezdésekor megfelelő állapotú, elegendő mérőeszköz és mérőműszer álljon rendelkezésre. Elő kell készíteni az olyan technikai eszközöket (különböző táblázatok stb.) is, amelyek a tényleges felvétel munkáját meggyorsíthatják. A leltározás során azt a tárgyat vagy készletet, amelynek felmérése és feljegyzése már megtörtént, jelzőeszközzel kell megjelölni.

A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni.

Milyen raktározási elvek léteznek, hogyan befolyásolják ezek egy cég könyvelését?

A készletek értékelése a mérlegben történhet tényleges beszerzési áron vagy átlagos (súlyozott) beszerzési áron, ami lehet:

  • éves átlagár
     
  • csúsztatott átlagár
     
  • elszámolóár +/- árkülönbözet
     
  • FIFO módszer szerint

Az évközbeni készletértékelés az alábbi módokon történhet:

  1. FIFO:  (First in – first out) az először beérkezett készlet kerül először felhasználásra. A Sztv. szerint ez a legjobb eljárás. Zárókészlet az utolsó árakon kerül elszámolásra. Az átlagárhoz képest áremelkedés esetén fel-, árcsökkenés esetén leértékel.
  2. LIFO: (Last in – first out) az utolsónak beérkezett készlet kerül először felhasználásra. A Sztv. szerint nem jó eljárás. Zárókészlet az első árakon kerül elszámolásra. Az átlagárhoz képest áremelkedés esetén le-, árcsökkenés esetén felértékel.
  3. LOFO: (Lowest in – first out) a legalacsonyabb árú készlet kerül először felhasználásra. A Sztv. szerint nem jó.  Zárókészlet a legmagasabb árakon. Az átlagárhoz képest felértékel.
  4. HIFO: (Highest in – first out) a legmagasabb árú készlet kerül először felhasználásra. A Sztv. szerint nem jó. Zárókészlet a legalacsonyabb árakon. Az átlagárhoz képest leértékel.

A Számviteli tv. azonban csak 3 féle értékelési módszert fogad el:

  • 1. egyedenkénti tényleges bekerülési érték
     
  • 2. átlagos beszerzési ár
     
  • 3. FIFO

(Szt.46.§ (3)).

Mi a teendő, ha a leltárt tartalmazó dokumentumok megsemmisültek, vagy egy hanyag alkalmazott miatt soha nem is voltak pontosak?

A számviteli dokumentumok eltűnése, megsemmisülése esetén vizsgálni kell annak körülményeit. A dokumentumok őrzését végző személyeket számon kell kérni, szükség esetén felelősségre kell vonni. A megsemmisült dokumentumok adatait egyéb helyről (archiválás, számítógépes mentések, stb.) be kell szerezni, pótolni szükséges.

Ha a dokumentumok adatai emberi mulasztásból pontatlanok, akkor szükséges a jelen állapot pontos felmérése. A kapott adatok alapján összehasonlítani a nyilvántartásban szereplő adatokat, és a hiba nagyságától függően (jelentős vagy nem jelentős hiba, hibahatások) a korrekció végrehajtása.   

Bőségesen pazarnak és megfelelően tudományosnak tűnik, szerintem szuper! Annyi kiegészítést tennék, hogy ki kellene emelni az utolsó előtti kérdéshez adott válaszban, hogy

 

Dr. Tóth Márk, Ph.D, egyetemi docens, kamarai tag könyvvizsgáló,igazságügyi könyv-, adó- és járulékszakértő, országos vizsgaelnök.

Partneroldalak